Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych
w Growing Eco sp. z o.o. (dalej: Spółka)
przyjęta uchwałą Zarządu Spółki z dnia 25 września 2024 r.
§ 1.
Postanowienia ogólne
1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „Procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa ustanowionych w Growing Eco sp. z o.o. (dalej również Spółka) z siedzibą w Karsewie, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami w rozumieniu art. 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).
2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
4. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
8. Wszystkie informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron internetowych organów publicznych przyjmujących takie zgłoszenia przedstawiono na stronie internetowej pod adresem www.growingeco.pl w części „Zgłoszenia zewnętrzne”.
9. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Growing Eco sp. z o.o., zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
10. Procedura określa:
sposoby i kanały dokonywania zgłoszeń wewnętrznych;
podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – Koordynatora zgłoszeń;
jednostkę organizacyjną – Komisja – w ramach struktury organizacyjnej Growing Eco sp. z o.o. upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego, prowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz podejmowanie działań następczych;
warunki objęcia ochroną sygnalistów oraz osób pomagających w zgłoszeniu w związku z dokonanym zgłoszeniem;
środki ochrony sygnalistów oraz osób pomagających w zgłoszeniu przed działaniami odwetowymi.
Spółka zapewnia przestrzeganie Procedury, w tym dba o prawidłowe funkcjonowanie kanałów umożliwiających dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa uwzględniając konieczność ochrony tożsamości sygnalisty przed jej ujawnieniem osobom nieupoważnionym.
Procedura ma zastosowanie do:
byłych i obecnych pracowników, bez względu na rodzaj zawartej umowy o pracę, w tym pracowników tymczasowych i pracowników sezonowych;
osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
osób prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek, a które posiadają wiedzę na temat naruszeń prawa w Spółce;
osób wchodzących w skład organów Spółki, w tym prokurentów;
wspólników, udziałowców i akcjonariuszy;
stażystów, wolontariuszy i praktykantów;
osób fizycznych, o których mowa w punktach powyżej, w przypadku zgłoszenia o naruszeniu prawa uzyskanego przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz lub już po ich ustaniu;
którzy dokonują wewnętrznego zgłoszenia naruszenia przepisów prawa w kontekście związanym z wykonywaną pracą.
Postanowienia Procedury mają zastosowanie także do:
osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia;
osób powiązanych z sygnalistą;
podmiotów prawnych, które stanowią własność osoby dokonującej zgłoszenia, dla których taka osoba pracuje, lub które są w inny sposób z nią powiązane w kontekście związanym z pracą.
§ 2.
Definicje
Ilekroć w procedurze jest mowa o:
1) Komisji – rozumie się przez to wyznaczoną jednostkę organizacyjną, składającą się z 3 bezstronnych osób – Przewodniczącego oraz 2 członków, wybieranych w drodze konkursu, do których zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych;
2) Koordynatorze zgłoszeń – rozumie się przez to podmiot zewnętrzny, zajmujący się przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych dokonanych za pomocą platformy Sygnanet i przesyłaniem informacji zwrotnej po zakończeniu postępowania wyjaśniającego;
3) działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia;
4) działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
5) informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Growing Eco sp. z o.o., o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;
6) informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
7) kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
8) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
9) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
10) osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty;
11) zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą procedurą;
12) zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
13) platformie Sygnanet – rozumie się przez to szyfrowany system informatyczny służący dokonywaniu zgłoszeń za pomocą formularza online znajdującego się na stronie internetowej pod adresem www.sygnanet.pl/growingeco i pozwalający na komunikację z sygnalistą.
§ 3.
Podstawowe zasady
Osobom wobec, których ma zastosowanie procedura Spółka zapewnia ochronę przed działaniami odwetowymi w sytuacji, gdy:
miały one uzasadnione podstawy by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i informacje te mogą stanowić informację o naruszeniu prawa;
dokonały zgłoszenia zewnętrznego, o którym mowa w ustawie w uzasadnionej obawie, że dokonanie zgłoszenia naruszenia nie zapobiegnie działaniom odwetowym;
dokonały ujawnienia publicznego, o którym mowa w ustawie mając uzasadnione podstawy by sądzić, że:
naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
2. Spółka zapewnia możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń za pośrednictwem kanałów do przyjmowania zgłoszeń, które:
są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Spółki;
są przeznaczone wyłącznie do przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa, względnie prowadzenia komunikacji z sygnalistą oraz ewidencjonowania zdarzeń w ramach prowadzonych przez Spółkę działań następczych;
zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych;
pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego;
uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem osobom nieupoważnionym;
zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Spółka zapewnia bezstronność i niezależność osób przyjmujących zgłoszenia naruszeń prawa a także osób prowadzących działania następcze.
§ 4.
Przedmiot zgłoszenia
1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
§ 5.
Tryb dokonywania zgłoszenia
Zgłoszenie może zostać złożone w jeden z wybranych przez sygnalistę następujących sposobów:
ustnie podczas spotkania z Przewodniczącym Komisji – gdy spotkania zażąda sygnalista,
poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia dostępnego online i znajdującego się na platformie Sygnanet: www.sygnanet.pl/growingeco; komunikacja za pośrednictwem formularza jest szyfrowana;
pisemnie na adres siedziby Spółki: Growing Eco sp. z o.o., Karsewo 17A, 62 – 220 Karsewo.
Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń składanych za pośrednictwem platformy Sygnanet i przekazywanie ich Komisji jest Koordynator zgłoszeń.
Formularz zgłoszenia dostępny online pozwala na podanie przez sygnalistę swojej tożsamości oraz przekazanie informacji o naruszeniu prawa.
Złożenie zgłoszenia poprzez wypełnienie formularza online, o którym mowa w ust. 1 pkt. 1 powyżej link: www.sygnanet.pl/growingeco pozwala na prowadzenie szyfrowanej komunikacji z sygnalistą, któremu po dokonaniu zgłoszenia zostaje przypisany numeryczny login i hasło (potwierdzenie nadania zgłoszenia), za pomocą których może on zalogować się w celu zapoznania się z treścią złożonego zgłoszenia i prowadzenia komunikacji z Komisją. Należy postępować zgodnie z instrukcjami systemu. Należy pobrać pdf z potwierdzeniem nadania zgłoszenia. Tam znajduje się identyfikator i hasło do logowania się do skrzynki w systemie. W celu zachowania poufności wszelka korespondencja w zgłoszonej sprawie będzie odbywać się wyłącznie za pośrednictwem tej skrzynki.
Zgłoszenie dokonane podczas spotkania z Przewodniczącym Komisji, o którym mowa w ust. 1 pkt. 1 powyżej jest dokumentowane przez Przewodniczącego Komisji w formie protokołu rozmowy, uwzględniającego dokładny przebieg rozmowy. Sygnaliście umożliwia się w takim przypadku zapoznanie się z protokołem i ewentualne poprawienie jego treści. Zgłoszenie dla jego zarejestrowania wymaga akceptacji protokołu przez Sygnalistę.
Zgłoszenie powinno obejmować w szczególności następujące elementy:
imię, nazwisko, stanowisko służbowe oraz miejsce wykonywania pracy przez sygnalistę,
adres korespondencyjny lub adres email jako adres do kontaktu z sygnalistą,
imię, nazwisko, stanowisko służbowe osoby, której dotyczy zgłoszenie,
opis naruszenia prawa i zdarzeń, z jakich to wynika,
datę złożenia zgłoszenia.
W zgłoszeniu można także wskazać na dowody potwierdzające naruszenie prawa (np. dokumenty, świadkowie) oraz złożyć w tym celu odpowiednie dokumenty.
Sygnalista na każdym etapie po złożeniu zgłoszenia, aż do jego rozpoznania może uzupełnić zgłoszenie, w tym złożyć dowody albo wnieść o przeprowadzenie określonych dowodów.
W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia Koordynator zgłoszeń potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
Maksymalnie w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, w terminie maksymalnie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia Komisja, działając przez Koordynatora zgłoszeń, przekazuje sygnaliście informację zwrotną, chyba że nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
Na skutek zgłoszenia Komisja podejmuje stosowne działania następcze.
Komisja może dokonać wstępnej weryfikacji dokonanego zgłoszenia. Wstępna weryfikacja zgłoszenia nie może stanowić przeszkody do przyjęcia zgłoszenia i przeprowadzenia działań następczych.
Zgłoszenie naruszenia podlega wpisowi do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych, chyba że Komisja je odrzuca z uwagi na okoliczność, że w wyniku przeprowadzonej wstępnej oceny zgłoszenie:
jest nieuzasadnione gdyż zostało w całości oparte na nieprawdziwych twierdzeniach i fakt ten ma charakter obiektywny oraz nie budzi żadnych wątpliwości, lub
nie jest objęte zakresem niniejszej Procedury, lub
zostało dokonane sposób anonimowy, lub
było przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem.
§ 6.
Tryb rozpatrywania zgłoszeń
Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane od Koordynatora zgłoszeń przez wyznaczonego członka Komisji, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w procedurze.
W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji członek Komisji kontaktuje się z sygnalistą.
Komisja informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w pkt 1, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Komisja podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
Komisja może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Growing Eco sp. z o.o. celem złożenia wyjaśnień jeśli zachodzi taka potrzeba.
Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
Komisja może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Growing Eco sp. z o.o. lub do podmiotu świadczącego usługi profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Komisja podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
Komisja, działając poprzez Koordynatora zgłoszeń, przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Komisja nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
§ 7.
Działania następcze
1. W przypadku, gdy:
1) naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Growing Eco sp. z o.o. – Komisja podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze;
2) naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Growing Eco sp. z o.o. – Komisja zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;
3) zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Komisja oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.
2. Jeśli informacja zwrotna, przekazana zgodnie z § 5 pkt 10, nie zawierała informacji o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań, Komisja przekazuje sygnaliście uzupełniającą informację zwrotną obejmującą taką informację.
3. Komisja podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.
4. Komisja jest upoważniona przez Spółkę do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej sprawuje swoją funkcję w sposób bezstronny i obiektywny zapewniając poszanowanie praw sygnalisty, osób pomagających sygnaliście a także osób powiązanych z sygnalistą.
5. W przypadku wystąpienia konfliktu interesów osoba prowadząca działania następcze w związku z dokonanym zgłoszeniem naruszenia powinna odstąpić od dalszego prowadzenia działań następczych. Konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne prowadzenie działań następczych jest zagrożone z uwagi na jakiekolwiek interesy osobiste lub osobiste związki z sygnalistą.
6. Działania następcze prowadzi się w sposób usystematyzowany i dokładny pozwalający na odtworzenie chronologii podejmowanych czynności oraz osób zaangażowanych w prowadzenie działań następczych.
7. Celem podejmowanych działań następczych jest m.in.:
ustalenie faktów w sposób zgodny z przepisami prawa;
zgromadzenie i zabezpieczenie dowodów;
ustalenie osób mogących mieć związek z naruszeniem prawa;
ochrona tożsamości sygnalisty i osób których dotyczy zgłoszenie;
przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;
zainicjowanie postępowania administracyjnego lub sądowego;
złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa;
wprowadzenie rozwiązań pozwalających na uniknięcie naruszeń prawa w przyszłości.
§ 8.
Ochrona sygnalisty
1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:
1) odmowa nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
4) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;
5) niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
6) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
7) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
8) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
9) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
10) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
11) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
12) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
13) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
14) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
15) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
16) mobbing;
17) dyskryminacja;
18) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
19) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
20) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;
21) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
22) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
23) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
3. Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
§ 9.
Rejestr zgłoszeń
1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez wyznaczonego pracownika Komisji.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
3. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 10.
Komisja i Koordynator zgłoszeń
Komisja jest wyłaniana w drodze konkursu organizowanego przez Spółkę.
W skład Komisji wchodzą 3 osoby posiadające doświadczenie lub wiedzę w zakresie co najmniej jednego z poniższych zakresów: prowadzenie spraw kadrowych, bezpieczeństwo pracy, zagadnienia finansowe bądź zarządzanie ryzykiem w podmiotach gospodarczych.
Z dniem otrzymania przez pracownika informacji o wyłonieniu do pełnienia funkcji członka Komisji, otrzymuje on również upoważnienie do prowadzenia działań związanych z ochroną sygnalistów i przetwarzania danych osób zaangażowanych.
W sytuacji, gdy jeden z członków Komisji nie jest w stanie pełnić swojej funkcji z powodu nieobecności w pracy, na jego miejsce Spółka wyznacza pracownika z działu, w którym zatrudniony jest dany członek Komisji.
W sytuacji, gdy informacja o naruszeniu prawa przekazana przez sygnalistę dotyczy bezpośrednio członka Komisji, zostaje on natychmiastowo zawieszony w obowiązkach związanych z pracą w Komisji. Protokół końcowy nie jest przekazywany tej osobie i nie bierze ona udziału w podjęciu rozstrzygnięcia.
Zawieszenie, o którym mowa w ust. 5 trwa do momentu zakończenia danego postępowania i zakończenia działań następczych.
Na czas zawieszenia, danego członka Komisji zastępuje pracownik Spółki wyznaczony przez Spółkę, z działu innego niż dział, w którym pracuje zawieszony członek Komisji.
W skład Komisji nie wchodzi osoba, wobec której zachodzi uzasadnione podejrzenie braku bezstronności lub niezależności albo naruszenia poufności.
Skład Komisji rozpoznającej konkretne zgłoszenie może zostać zmieniony, jeżeli członek Komisji uchybi zasadom określonym w Procedurze, złoży rezygnację lub wystąpi podejrzenie braku bezstronności.
Growing Eco sp. z .o. odwołuje członka Komisji jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie braku bezstronności lub naruszenia zasad poufności, a na miejsce tego członka niezwłocznie powołana zostaje inna osoba.
Komisja jest bezstronną, wewnętrzną jednostką organizacyjną wyznaczoną w ramach struktury organizacyjnej Growing Eco sp. z o.o., do której zadań należy:
przyjmowanie zgłoszeń składanych pisemnie na adres Spółki lub podczas spotkań z Przewodniczącym Komisji;
podejmowanie komunikacji z sygnalistą w sprawie zgłoszenia przekazanego pisemnie na adres Spółki lub podczas spotkań z Przewodniczącym Komisji;
przekazanie sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w sprawie zgłoszenia przekazanego pisemnie na adres Spółki lub podczas spotkań z Przewodniczącym Komisji;
przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej w sprawie zgłoszenia przekazanego pisemnie na adres Spółki lub podczas spotkań z Przewodniczącym Komisji;
weryfikacja zgłoszeń w postępowaniu wyjaśniającym, niezależnie od sposobu przekazania zgłoszenia Spółce;
podejmowanie działań w celu weryfikacji wszystkich zgłoszeń podczas posiedzeń wewnętrznych Komisji lub posiedzeń z udziałem uczestników postępowania wyjaśniającego;
prowadzenie działań w ramach postępowania wyjaśniającego w sposób rzetelny i obiektywny;
organizowanie i przeprowadzanie rozmów wyjaśniających w ramach postępowania wyjaśniającego;
ocena zasadności zgłoszenia;
przygotowanie protokołu końcowego Komisji wobec zgłoszenia, zawierającego wnioski i rekomendacje dalszych działań, w tym ewentualnych działań naprawczych;
przedstawienie Zarządowi Growing Eco sp. z o.o. protokołu końcowego w terminie 7 dni od dnia jego przyjęcia.
W skład Komisji wchodzi:
Przewodniczący Komisji,
2 członków.
Spółka wyznacza na podstawie odrębnej uchwały Przewodniczącego Komisji, podając jego personalia oraz adres email i numer telefonu przeznaczone do komunikacji.
Funkcję Przewodniczącego Komisji może pełnić osoba wyróżniająca się wysokim poziomem etyki oraz posiadająca wysoki poziom wiedzy na temat mechanizmów zgłaszania naruszeń prawa, rozpoznawania zgłoszeń i podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów, dająca gwarancję bezstronności.
Do zadań Koordynatora zgłoszeń należy:
przyjmowanie zgłoszeń składanych za pośrednictwem platformy Sygnanet;
podejmowanie komunikacji z sygnalistą w sprawie zgłoszenia przekazanego za pośrednictwem platformy Sygnanet, po otrzymaniu stosownej informacji od Komisji,
przekazanie sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w sprawie zgłoszenia przekazanego za pośrednictwem platformy Sygnanet,
przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej w sprawie zgłoszenia przekazanego za pośrednictwem platformy Sygnanet.
§ 11.
Dane osobowe. Poufność
Każda osoba przyjmująca zgłoszenie naruszenia posiada pisemne upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń naruszeń.
Każda osoba podejmująca działania następcze w związku z dokonanym zgłoszeniem naruszenia, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej posiada pisemne upoważnienie do podejmowania działań następczych.
Growing Eco sp. z o.o. zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu lub w toku postępowania, bez względu na to, czy udziela wyjaśnień w toku postępowania, czy też nie.
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
Przepisu ust. 4 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym
i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku
z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Ochrona poufności rozumiana jest szeroko i dotyczy wszelkich informacji, które pozwalają pośrednio lub bezpośrednio zidentyfikować tożsamość osób wskazanych w ust. 1 powyżej.
Growing Eco sp. z o.o. gwarantuje, że Procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem.
Growing Eco sp. z o.o. dopuszcza do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania w tym celu danych osobowych wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie i jednocześnie zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, w których posiadanie weszły w ramach tych czynności, także po ustaniu stosunku pracy lub innego łączącego je ze Spółką stosunku prawnego.
§ 12.
Postanowienia końcowe
1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania Procedury odpowiada Growing Eco sp. z o.o.
2. Komisja przekazuje Spółce zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych 2 razy do roku w terminie do dnia 30 czerwca oraz do dnia 31 grudnia.
3. Dział Kadr informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Growing Eco sp. z o.o. o przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach.
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Dział Kadr przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy.
5. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w Growing Eco sp. z o.o. w sposób przyjęty w Spółce.
6. Procedura jest udostępniona na stronie internetowej www.growingeco.pl.
